働き方の変化や、事業の拡大・拠点の移動など、いろいろな理由によってオフィス移転が必要となることがあります。
オフィス移転は単なる引っ越しではなく、会社の環境を変える大きなチャンスでもあり、とても重要なプロジェクトです。計画性のないオフィス移転は後々の業務に支障をきたすこともあります。
今回はオフィス移転を成功させるためのポイント、什器の選び方についてご紹介します。
どんなプロジェクトも目的がはっきりしていないのであれば成功はしません。
まずは、なぜオフィス移転をする必要があるのか明確にしましょう。
仕事の生産性は、働く環境によって大きく変わります。
社員の人数が増えオフィスが手狭になってしまうと、ストレスが生じやすくなり、仕事に対するモチベーションに影響します。
また、休憩スペースが十分に確保できなくなれば、集中力が途切れ作業効率の低下につながります。
生産性の低い状況を改善するためには、社員が気持ちよく働くことができる広くて明るい、リフレッシュできるスペースが確保できるオフィスへ移転するのは有効な手段といえます。
企業のブランド化には、オフィスの所在地が深く関わっています。
例えば、IT企業は六本木・渋谷、デザインやアパレル系企業であれば表参道や青山などにあることでブランドイメージを高めることができます。
また、移転したという事実があるだけで、会社が順調に成長しているとアピールすることができます。
同じ分野の企業が地域周辺に集まっている事から、業務効率化やビジネスチャンス拡大を期待できます。
就職先や転職先として選んでもらうには、企業のイメージがよくなければいけません。
企業のイメージを構成する要素は様々ですが、オフィスもイメージを決定づける重要な要素の一つです。
憧れの対象となるおしゃれなオフィスであれば、就職や転職の志望者を多く集められるでしょう。
交通アクセスが良い場所、眺望がきれいなオフィス、従業員専用の無料自動販売機、カフェスタイルの休憩室など働きやすい環境を整えている企業も人気です。
経費を削減する目的でオフィスを移転する企業もあるでしょう。
オフィス移転そのものにまとまった費用がかかりますが、長期的な視点で見ると、いい条件の場所があればなるべく早く賃料の安いオフィスに移転しておいた方が、大きな経費削減につながります。
引っ越しにかかる費用や、社員の通勤交通費の変動など、賃料以外のコストバランスを入念に計算した上で物件を選ぶようにしましょう。
経営陣がほとんどを決めてしまい、社員は普段の業務+書類整理や引っ越し作業に追われてしまえば、残業が増え社員の不満は高まり、せっかくのオフィス移転も消極的な気持ちになってしまします。
現行のオフィスで改善すべきポイントをしっかり洗い出して、新しいオフィスに導入するなら生産性や社員のモチベーションアップを実現しやすくなります。
下記のような内容のアンケートをとってもいいでしょう。
・取り入れてほしい設備やスペース
・デスクレイアウトについて(固定席やフリーアドレス)
・最寄り駅からオフィスまでの距離
・オフィスの周辺環境について
全ての社員の意見を聞くことは難しいですが、大多数に一致している意見は耳を傾けておくと、移転を機に社員の働きやすさや労働意欲が高まる新オフィスとなるでしょう。
オフィスの規模や移転の目的とコンセプトで異なりますが、一般的にオフィス移転は6ヶ月～1年のプロジェクトです。
オフィスを退去するには、約6ヶ月前にビルの管理会社やオーナーに対して書面で解約通知を出すのが一般的です。
解約に関する取り決めは入居時に交わした契約書に記載されているので確認しておきましょう。
オフィス移転におけるゾーニングとは、オフィス内のスペースを機能や用途ごとに区分けし、機能や目的に合わせて配置を決めていく一連の作業のことを指します。
細かいレイアウトを考える前にこのゾーニングをしっかりしておかないとオフィスを効率的に利用できません。
ゾーニングを行う前に、オフィスに必要なスペースを洗い出します。
・執務室
・会議室
・応接室
・リフレッシュスペース
・給湯室
・倉庫
・ロッカー室
など。これらを大まかに4つのゾーンに振り分けをします。
●エントランスゾーン
エントランスやエレベーターのように誰もが入ることができるスペースです。
●来訪者ゾーン
受付に通過した人のみが通れるゾーン。
具体的には応接室や会議室などの来訪者が訪れる必要がある部屋までを指します。
●従業員ゾーン
社員が日常的に業務にあたるゾーンです。
パソコンや重要な書類などが置かれており、セキュリティ対策を高める必要があります。
●機密情報ゾーン
最も高いセキュリティ対策が求められるゾーン。
外部に流失してはいけない自社・取引先・従業員・顧客などの重要書類を管理します。
大まかにゾーン分けしたら、それぞれがどの位置にあると使いやすいかを考えます。
例えば「来訪者ゾーン」は、あまり奥の方にあると案内しづらいです。
オフィスの内部はあまり外部の人には見せたくないところなので、エントランスから近いところにあった方が便利です。
各スペースをどこに配置するのかにあたり重要なのは「動線」です。
動線とは、社員がオフィス内で動き回る通路のことで、例えば下記のようなルートが動線となります。
・エントランスから自分のデスクまでのルート
・デスクから休憩室までのルート
・デスクから会議室までのルート
動線のポイントは「シンプル」であること。
ジグザグに何度も動くような移動は無駄な動きとなりストレスになります。
もう一つのポイントは「来客と社員の動線を交えない」こと。
来客時に応接室や会議室までの動線に問題があると、お客様にも社員にとってもストレスとなります。
オフィス移転の際は、現オフィスで使用しているオフィス家具を見直し、移転先のオフィスに合わせて新調を検討してみるといいでしょう。
現在使用しているオフィス家具を移転先でも使用しようと思っても、重量、数量が多く容易に入れ替えをすることはできません。
業者に依頼するとその分コストがかかりますし、そもそも今使っている家具が新しいオフィスのレイアウトにぴったり合うことはなかなかないでしょう。
はじめに、移転先のレイアウトを確認し、その配置に合う大きさや数量なのか確認しましょう。
デスクワークの仕事において、デスクとチェアは業務効率にかかわる重要なオフィス家具です。
デスクとチェアの選び方については下記の記事も参考にしてみてください。
【オフィスデスクはどう選ぶ？用途別のおすすめサイズとデスクの種類】
【快適なオフィスチェアで生産性アップ！ 便利な機能を解説】
デスク・チェア同様、移転先のレイアウトを確認し、会議室の広さや収容人数の確認を行うようにしましょう。
【サイズ】
一般的に一人分の幅は600mmと言われています。
幅1800mmの会議テーブルの場合、3人座ることができます。
資料や、パソコンを広げる場合が多い時は奥行600mmのテーブルがおすすめです。
【機能】
パソコンやプロジェクターなどを使用する場合は、コンセントや配線ボックスがあるもの、会議内容に合わせてテーブルのレイアウトを変更する場合は、キャスター付きやスタッキング機能のついたテーブルを選ぶといいでしょう。
収納家具を見直すときに、オフィスの間取りに合わせたスペースの活用や利便性を考えた配置に対応できるかを確認する必要があります。
デスクが固定席ではなくフリーアドレス型の場合、個人の荷物を収納するパーソナルロッカーが必要となります。
また、書類や備品などの保管・整理に用いる収納家具では、扉のタイプで利便性が変わってきます。
【オープン】
書類を簡単に取り出せるため、使用頻度の高い書類の収納に便利です。
また、狭い通路でも扉を開く必要がないので、収納物の取り出しの際に邪魔になりません。
扉がないためセキュリティー性はなく、ほこりなどで棚が汚れやすいデメリットもあります。
【両開き扉】
両方の扉を開ければ中身が一度に見えるため収納物を探しやすく、さらに鍵がかかるタイプの家具であればセキュリティ性も確保できます。
収納庫の手前側に扉の開閉用のスペースが必要です。
【引き違い扉】
扉の開閉にスペースを必要としないため、通路やスペースに余裕のないオフィスでも使用が可能。
扉が片方ずつしか開かないため収納物の一覧性を求める場合は、ガラスの引き違い扉をおすすめします。
【ラテラル】
大型の引き出しを備えた収納庫。収納力もあるため、ものの多いオフィスにも適しています。
扉を引き上から棚の中を見るので、かがまずに収納物の取り出しができます。
両開き扉の収納庫と同様、手前に扉の開閉用のスペースが必要です。
オフィス移転は会社の一大プロジェクトです。
決して少なくない出費だからこそ、余裕をもって準備を開始し、会社の成長を支えるオフィスを完成させましょう。
TETRiAは家具家電のサブスクリプションサービスです。
オフィス家具をサブスクで利用することで初期費用を大幅に抑えることができます。
また、「購入」ではなく「利用」だからこそ、社員の急な移動や入退職も柔軟に対応可能。
再度オフィスを移転することになったとしても、使わない家具は返却するだけで身軽に移転することができます。
商品一覧にない商品もご提案可能です。
ご希望の商品が商品一覧にない場合は、お気軽にお問い合わせよりご連絡ください。
